Prøv GRATIS

Prøv gratis!

Afhold dit næste arrangement med NemTilmelds tilmeldingssystem og mærk hvor let det er for dig og dine deltagere.

Få din gratis brugerkonto ved tilmelding til nyhedsbrevet.

Du må gerne prøve GRATIS

Roskilde Festival

Billetscanning forenkler processen markant

Når Nordeuropas største kultur- og musikfestival, Roskilde Festival, holder sin årlige medarbejderfest for deres mange frivillige, er der tryk på. Arrangementet for de godt 800 foreningsmedlemmer og frivillige med særlige indsatser er en stor begivenhed, og for mange er det et af årets højdepunkter. Men ifølge projektmedarbejder i Foreningen Roskilde Festival, Anders Birk Rustrup, har det for planlægningsteamet altid været en hård og ressourcetung fornøjelse:

- Tidligere fik over 2.000 personer en trykt invitation med posten, hvilket betød, at vi havde et kæmpe arbejde med at lave invitationerne, opdatere adresselister, printe, pakke kuverter, frankere og så videre.

- Derudover skulle gæsterne indbetale et depositum på et kontonummer, hvorefter indbetalingerne skulle tjekkes manuelt op mod tilmeldingslisterne. Det var både økonomisk og tidsmæssigt alt for ressourcekrævende.

NemTilmeld er et godt og overskueligt system, som har skåret mange timer og led af vores arbejde med planlægning og tilmeldingshåndtering.

Scanbare billetter, ingen Excel-ark

Med tanken om at håndteringen af invitationer og tilmeldinger burde kunne gøres mere effektivt, undersøgte foreningen en række forskellige tilmeldingssystemer. Da nogle af de inviterede må tage en gæst med til arrangementet, var det vigtigt, at man kunne gruppere og begrænse tilmeldingerne. Derudover søgte man også et system, der kunne give overblik over indbetalinger af depositum. Valget faldt derfor på NemTilmeld, som tilbyder et professionelt system med mange løsninger:

- Vi fik NemTilmeld til at lave en funktion, så alle frivillige fik et tilmeldingsnummer, der var knyttet til en scanbar billet med QR-kode, som gæsten fik tilsendt pr. mail en uge inden festen. Når vi scannede billetten i indgangen, kunne vi hurtigt se, om gæsten måtte have en ven med, og om der var betalt depositum, forklarer Anders Birk Rustrup.

- Efterfølgende kunne gæsten gå over til et udbetalingsbord og få sit depositum tilbagebetalt. Det var langt lettere både for gæster og arrangører end vores tidligere løsning.

Stor tidsbesparelse og unik service

Alt i alt er planlægningen af den årlige frivilligfest blevet nemmere for medarbejdere i Foreningen Roskilde Festival. Hvor de før brugte op mod 18 timer på at forberede invitationer, administrere tilmeldinger og registrere afbud, er processen nu skåret ned til 4 timer:

- NemTilmeld er et godt og overskueligt system, som har skåret mange timer og led af vores arbejde med at planlægge og håndtere tilmeldninger, siger Anders Birk Rustrup, og fortsætter:

- Vi er meget positive over den service, vi har fået i forbindelse med de specielle funktioner, som vi efterspurgte.

Roskilde Festival, som løber af stablen hvert år sidst i juni og starten af juli måned, er en nonprofitorganisation med 50 fuldtidsansatte og tusinde af frivillige. I løbet af selve festivallen stiger antallet af frivillige til omkring 32.000.

Anders Birk Rustrup

Projektmedarbejder

Roskilde Festival