Prøv GRATIS

Prøv gratis!

Afhold dit næste arrangement med NemTilmelds tilmeldingssystem og mærk hvor let det er for dig og dine deltagere.

Prøv vores tilmeldingssystem gratis ved at melde dig til NemTilmelds nyhedsbreve.

Bonus: Du får også e-guiden: "Sådan får du flere deltagere" og "NemListen" vores tjekliste til afholdelse af arrangementer.

Du må gerne prøve GRATIS

Roskilde Festival

Billetscanning forenkler processen markant

Når Nordeuropas største kultur- og musikfestival, Roskilde Festival, holder sin årlige medarbejderfest for deres mange frivillige, er der tryk på. Arrangementet for de godt 800 foreningsmedlemmer og frivillige med særlige indsatser er en stor begivenhed, og for mange er det et af årets højdepunkter. Men ifølge projektmedarbejder i Foreningen Roskilde Festival, Anders Birk Rustrup, har det for planlægningsteamet altid været en hård og ressourcetung fornøjelse:

- Tidligere fik over 2.000 personer en trykt invitation med posten, hvilket betød, at vi havde et kæmpe arbejde med at lave invitationerne, opdatere adresselister, printe, pakke kuverter, frankere og så videre.

- Derudover skulle gæsterne indbetale et depositum på et kontonummer, hvorefter indbetalingerne skulle tjekkes manuelt op mod tilmeldingslisterne. Det var både økonomisk og tidsmæssigt alt for ressourcekrævende.

NemTilmeld er et godt og overskueligt system, som har skåret mange timer og led af vores arbejde med planlægning og tilmeldingshåndtering.

Scanbare billetter, ingen Excel-ark

Med tanken om at håndteringen af invitationer og tilmeldinger burde kunne gøres mere effektivt, undersøgte foreningen en række forskellige tilmeldingssystemer. Da nogle af de inviterede må tage en gæst med til arrangementet, var det vigtigt, at man kunne gruppere og begrænse tilmeldingerne. Derudover søgte man også et system, der kunne give overblik over indbetalinger af depositum. Valget faldt derfor på NemTilmeld, som tilbyder et professionelt system med mange løsninger:

- Vi fik NemTilmeld til at lave en funktion, så alle frivillige fik et tilmeldingsnummer, der var knyttet til en scanbar billet med QR-kode, som gæsten fik tilsendt pr. mail en uge inden festen. Når vi scannede billetten i indgangen, kunne vi hurtigt se, om gæsten måtte have en ven med, og om der var betalt depositum, forklarer Anders Birk Rustrup.

- Efterfølgende kunne gæsten gå over til et udbetalingsbord og få sit depositum tilbagebetalt. Det var langt lettere både for gæster og arrangører end vores tidligere løsning.

Stor tidsbesparelse og unik service

Alt i alt er planlægningen af den årlige frivilligfest blevet nemmere for medarbejdere i Foreningen Roskilde Festival. Hvor de før brugte op mod 18 timer på at forberede invitationer, administrere tilmeldinger og registrere afbud, er processen nu skåret ned til 4 timer:

- NemTilmeld er et godt og overskueligt system, som har skåret mange timer og led af vores arbejde med at planlægge og håndtere tilmeldninger, siger Anders Birk Rustrup, og fortsætter:

- Vi er meget positive over den service, vi har fået i forbindelse med de specielle funktioner, som vi efterspurgte.

Roskilde Festival, som løber af stablen hvert år sidst i juni og starten af juli måned, er en nonprofitorganisation med 50 fuldtidsansatte og tusinde af frivillige. I løbet af selve festivallen stiger antallet af frivillige til omkring 32.000.

Anders Birk Rustrup

Projektmedarbejder

Roskilde Festival

Hvilken løsning passer dig bedst?
Gratis
Prøv NemTilmeld
Start
her
Uden
betalingsmodul
Med
betalingsmodul

Prøv hele vores tilmeldingsløsning GRATIS til et af dine arrangementer og mærk selv forskellen!

Nærværende hjælp i din arbejdstid via telefon og mail

 

Automatisk bekræftelse på tilmelding til deltagerne

 

Få overblik over al din kommunikation med deltagerne ét sted

 

Altid opdaterede deltagerlister

 

Print navneskilte og bordkort med logo

 

Tilpas og send invitationer til forskellige grupper

 

Betaling med Dankort, Mastercard og Visa

 

Tilbyd betaling med faktura og EAN uden ekstra omkostninger

 

Hurtigt overblik over deltagere, der mangler at betale

 

Undgå at rykke for manglende betaling selv

 

Udbetal omsætning fra arrangementer nemt og hurtigt

 

Hent nem dokumentation til regnskab

 

Antal brugeradgange

1

Antal arrangementer

1

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan virker "Prøv gratis"?
Tager I noget gebyr pr. deltager
Kan jeg finde mine tidligere arrangementer, som er afholdt i NemTilmeld?
Hvor bliver mine arrangementer vist?
Findes systemet på andre sprog end dansk?
Hjælper NemTilmeld andre som mig?
Hvad hvis jeg kun har brug for at opkræve betaling til et enkelt arrangement?
Skal deltagerne logge ind eller have en profil på NemTilmeld?

Har du flere spørgsmål?