Prøv GRATIS

Prøv gratis!

Afhold dit næste arrangement med NemTilmelds tilmeldingssystem og mærk hvor let det er for dig og dine deltagere.

Prøv vores tilmeldingssystem gratis ved at melde dig til NemTilmelds nyhedsbreve.

Bonus: Du får også e-guiden: "Sådan får du flere deltagere" og "NemListen" vores tjekliste til afholdelse af arrangementer.

Du må gerne prøve GRATIS

Download som PDF  |  Vis tilhørende Forretningbetingelser

Databehandleraftale

mellem

Den dataansvarlige:

[Organisationens navn]
CVR [Organisationens CVR-nummer]
[Organisationens adresse]
[Organisationens postnummer og by]
[Organisationens land]

og

Databehandleren:

NemTilmeld.dk ApS
CVR 27 67 31 20
Strømmen 6
9400 Nørresundby
Danmark

1. Baggrund for databehandleraftalen

1.1. Den dataansvarlige ønsker at indgå en aftale om en tilmeldings- og eventuelt betalingsløsning til brug for arrangementer og events, som kræver tilmelding og eventuelt betaling fra den dataansvarliges kunder (herefter "Deltagerne"). Løsningen leveres via internettet, som en selvbetjeningsløsning.

1.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på den indgåede aftale om levering af den ovenfor skitserede selvbetjeningsløsning, herefter "hovedaftalen".

1.3. Denne aftale er gældende fra [Dato for indgåelse] og fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i selvbetjeningssystemet.

1.4. Personoplysninger om den dataansvarlige og dennes brugere der oprettes i selvbetjeningssystemet og som benyttes til NemTilmeld.dk's formål reguleres ikke af denne databehandleraftale. NemTilmeld.dk er dataansvarlig for denne behandling og behandlingen er beskrevet i "Cookie- og privatlivspolitik" på adressen www.NemTilmeld.dk/betingelser/cookie-og-privatlivspolitik/da.

1.5. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

1.6. Databehandleraftalen og "hovedaftalen" er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog - uden at opsige "hovedaftalen" - erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

1.7. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i "hovedaftalen".

1.8. Til denne aftale hører fire bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen.

1.9. Databehandleraftalens bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

1.10. Databehandleraftalens bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, instruks for overførelse til tredjeland samt en liste over de underdatabehandlere samt modtagere, som den dataansvarlige har godkendt.

1.11. Databehandleraftalens bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og underdatabehandlere.

1.12. Databehandleraftalens bilag D indeholder kontaktoplysninger på den dataansvarliges databeskyttelsesrådgiver eller dataansvarlige, som Deltagerne kan kontakte omkring varetagelsen af den dataansvarliges forpligtelser i henhold til databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

1.13. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

1.14. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

2. Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

2.1. NemTilmeld.dk er et selvbetjeningssystem, hvor de oplysninger der behandles hos NemTilmeld.dk på vegne af den dataansvarlige foretages på baggrund af de oplysninger den dataansvarlige giver og anmoder om ved oprettelse og redigering af et arrangement.

2.2. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) ansvaret for, at den behandling af personoplysninger der foretages på vegne af den dataansvarlige i selvbetjeningssystemet sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, herunder at behandlingen er nødvendig og saglig i forhold til den dataansvarliges opgavevaretagelse.

2.3. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

2.4. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage.

2.5. Baseret på de oplysninger den dataansvarlige dels anmoder om dels giver ved oprettelsen og redigering af et arrangement danner systemet automatisk et sæt tilmeldingsbetingelser. Den dataansvarlige er forpligtet til, at gennemlæse og kontrollere om oplysningerne i tilmeldingsbetingelserne er tilstrækkelige i forhold til reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven før systemet kan bruges til Deltagerens tilmelding/betaling.

2.6. Den dataansvarlige indestår for og har det fulde ansvar for de brugere der har adgang til den dataansvarliges konto hos NemTilmeld.dk. Den dataansvarlige skal oplyse dennes brugere om forpligtelserne der påhviler hver bruger af systemet, herunder eventuelle problemstillinger der kan opstå i forbindelse med deling af login-detaljer.

2.7. I systemet kan den dataansvarlige udskrive/udsende en "deltagerliste", lave "ekstern statistik" og anvende en "offentlig deltagerliste". Hvis disse funktioner bruges af den dataansvarlige er denne ansvarlig for, at videregivelse af Deltagernes informationer er i overensstemmelse med reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

3. Databehandleren handler efter instruks

3.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. artikel 28, stk. 3, litra a.

3.2. Den dataansvarlige giver dels den dokumenterede instruks igennem denne databehandleraftale dels igennem brugen af selvbetjeningssystemet, altså igennem de oplysninger den dataansvarlige giver igennem opsætningen af systemet samt det løbende brug af systemet. Selvbetjeningssystemet medfører derfor, at instruksen automatisk viderebehandles af systemet og gør at databehandleren ikke løbende vurderer om instruksen er i strid med databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

3.3. Databehandleren tilgår kun den dataansvarliges sider i systemet i forbindelse med supportopgaver. Bliver databehandleren i forbindelse med supporten, eller på anden vis, opmærksom på, at en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesloven underrettes den dataansvarlige omgående.

4. Fortrolighed

4.1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

4.2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.

4.3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

4.4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5. Behandlingssikkerhed

5.1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

5.2. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående - i alle tilfælde - som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

6. Anvendelse af underdatabehandlere

6.1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).

6.2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

6.3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

6.4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere fremgår af denne aftales bilag B.

6.5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales bilag B.

6.6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er således ansvarlig for at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

6.7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

7. Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer

7.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. artikel 28, stk. 3, litra a.

7.2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren, derfor bl.a. ikke;

  1. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international organisation,
  2. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland,
  3. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

7.3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales bilag B.

7.4. I det omfang at databehandleren er berettiget til at foretage overførsel af personoplysninger til et tredjeland, jf. bilag B, da er databehandleren forpligtet til at sikre sig, at

  1. en sådan overførsel er lovlig, herunder at der er et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for overførslen af personoplysninger, f.eks. ved indgåelse af EU Kommissionens standardkontraktbestemmelser,
  2. alle nødvendige godkendelser er indhentet, samt
  3. alle nødvendige meddelelser vedrørende den pågældende overførsel er blevet givet til den relevante tilsynsmyndighed.

8. Bistand til den dataansvarlige

8.1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af Deltagernes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige efter den dataansvarliges verificering af Deltageren med overholdelsen af:

  1. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos Deltageren
  2. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos Deltageren
  3. Deltagerens indsigtsret
  4. retten til berigtigelse
  5. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)
  6. retten til begrænsning af behandling
  7. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
  8. retten til dataportabilitet
  9. retten til indsigelse
  10. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

I selvbetjeningssystemet kan den dataansvarlige uden bistand fra databehandleren overholde en række af de anførte forpligtelser overfor Deltageren. Selvbetjeningssystemet bliver løbende opdateret, således at størstedelen af den dataansvarliges forpligtelser overfor Deltageren direkte kan foretages af den dataansvarlige i systemet.

Såfremt databehandleren modtager en begæring om indsigt fra Deltageren, skal databehandleren hurtigst muligt videregive denne begæring til den Dataansvarlige.

8.2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. artikel 28, stk. 3, litra f.

Dette indebærer, at databehandleren under hensyntagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

  1. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen
  2. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
  3. forpligtelsen til - uden unødig forsinkelse - at underrette Deltageren/Deltagerne om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
  4. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
  5. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

8.3. Databehandleren er berettiget til en kompensation for dennes medarbejderes tid i forbindelse med bistand til anmeldelse af brud til Datatilsynet medmindre bruddet skyldes databehandleren, eventuel bistand til gennemførelse af en konsekvensanalyse eller bistand til hørelse af tilsynsmyndigheden inden en behandling, der vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige. Prisen er 1.000 kr. eksklusiv moms per time.

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden

9.1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal som minimum ske ved, at Databehandleren giver en indledende underretning indenfor 2-4 timer efter opdagelsen af bruddet og en uddybende underretning inden for 36 timer efter opdagelsen af bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

9.2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 9.2., litra b, skal databehandleren - under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne - bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden.

Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

  1. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
  2. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
  3. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger

10. Sletning og tilbagelevering af oplysninger

10.1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

10.2. Oplysninger der har involveret en betaling opbevares i henhold til reglerne i bogføringsloven i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

11. Tilsyn og revision

11.1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

11.2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales bilag C.

11.3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales bilag C.

12. Parternes aftaler om andre forhold

12.1. Parterne er med hensyn til forhold i denne databehandleraftale ansvarlige i overensstemmelse med gældende rets almindelige regler, dog fraskriver parterne sig ethvert ansvar for indirekte tab og følger, herunder blandt andet driftstab, tab af goodwill, tab af besparelser og indtægter, inklusiv udgifter til at inddrive mistede indtægter, rentetab, omkostninger til reetablering af data mv.

12.2. Erstatningsansvar mellem den dataansvarlige og Databehandleren kan ikke for alle kumulerede krav i henhold til denne Databehandleraftale per kalenderår samlet overstige denne beløbsgrænse: De samlede forfaldne betalinger i henhold til salg af abonnementer samt tilknyttede ydelser, som NemTilmeld.dk har faktureret den Dataansvarlige i det umiddelbart foregående kalenderår. Har den Dataansvarlige ikke haft et abonnement det foregående kalenderår opgøres ansvaret ud fra det forventede salg af abonnement samt tilknyttede ydelser for det indeværende år.

Ansvarsbegrænsningen dækker ikke tab som følge af den andens parts groft uagtsomme eller forsætlige handlinger.

12.3. Ved eventuelle erstatningsansvar efter gældende ret, herunder databeskyttelsesforordningens artikel 82 over for de i databehandleraftalens anførte kategorier af registrerede skal:

  1. Den dataansvarlige skadesløsholde Databehandleren for ethvert krav, herunder sagsomkostninger for den del af ansvaret der tilfalder den dataansvarlige efter gældende ret, herunder artikel 82, stk. 5 i databeskyttelsesforordningen.

  2. Den dataansvarlige skadesløsholde Databehandleren for ethvert krav, herunder sagsomkostninger for den del af ansvaret over beløbsgrænsen i punkt 12.2. der tilfalder databehandleren efter gældende ret, herunder artikel 82, stk. 5 i databeskyttelsesforordningen.

  3. Databehandleren maksimalt skadesløsholde den dataansvarlige op til beløbsgrænsen i punkt 12.2. og alene for den del af ansvaret der tilfalder Databehandleren efter gældende ret, herunder artikel 82, stk. 5 i databeskyttelsesforordningen.

12.4. Regulering af lovvalg og værneting i hovedaftalen finder også anvendelse for denne Databehandleraftale, som om denne Databehandleraftale var en integreret del heraf.

12.5. Eventuelle erstatningsansvar, som ikke er en del af denne databehandleraftale er reguleret i hovedaftalen.

13. Ikrafttræden og ophør

13.1. Denne aftale træder i kraft ved begge parters accept heraf. Enten ved underskrift eller selvstændig afkrydsning i selvbetjeningssystemet.

13.2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet eller ændret, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil. Underretning om en ændring skal være modparten i hænde minimum 30 dage før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft.

13.4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af "hovedaftalen".

13.5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset "hovedaftalens" og/eller databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

13.6. Underskrift

På vegne af den dataansvarlige På vegne af databehandleren
Navn: [Angivet navn på Godkender]
Stilling: [Angivet stilling på Godkender]
Dato: [Dato for indgåelse]
Underskrift: [Angivet underskrift på Godkender]
Navn: Thomas Kjærgaard
Stilling: Direktør
Dato: [Dato for indgåelse]
Underskrift: [Underskrift]

14. Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databehandleren

14.1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner/kontaktpunkter. Denne kontakt bruges også til underretning om databrud.

14.2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersonen/kontaktpunktet.

Kontaktperson hos den dataansvarlige: Kontaktperson hos databehandleren:
Navn: [Angivet navn på Kontaktperson]
Stilling: [Angivet stilling på Kontaktperson]
Telefonnummer: [Angivet telefonnummer på Kontaktperson]
Email: [Angivet email på Kontaktperson]
Navn: Thomas Kjærgaard
Stilling: Direktør
Telefonnummer: 70404061
Email: thomas@nemtilmeld.dk

Bilag A

Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

  • at den dataansvarlige kan anvende selvbetjeningssystemet NemTilmeld.dk, som ejes og administreres af databehandleren, til at indsamle og behandle oplysninger om den dataansvarlige, herunder øvrige brugere samt den dataansvarliges Deltagere til arrangementer, kurser, events og lignende.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):

  • at databehandleren stiller selvbetjeningssystemet NemTilmeld.dk til rådighed for den dataansvarlige og herigennem opbevarer personoplysninger om den dataansvarlige, herunder øvrige brugere samt den dataansvarliges Deltagere til forskellige events, arrangementer, kurser og lignende.

Behandlingen foretaget på vegne af den dataansvarlige omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

  • NemTilmeld.dk er et selvbetjeningssystem, hvor de oplysninger der behandles hos NemTilmeld.dk er de oplysninger den dataansvarlige giver og anmoder om ved oprettelse og redigering af et arrangement, event, kursus eller lignende. Den dataansvarlige kan derfor anmode om både almindelige og personfølsomme oplysninger.
  • Størstedelen af de oplysninger der registreres er almindelige personoplysninger, som; navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, betalingsoplysninger, titel, firma/organisation, stilling, oprindelses land, køn, alder samt oplysninger der er relevante for deltagelse i det pågældende arrangement, som interesser og kendskab til forskellige emner.
  • Der registreres alene et begrænset omfang af personfølsomme oplysninger. Selve arrangementets type f.eks. et politisk arrangement kan medføre at det pågældende arrangement indeholder personfølsomme oplysninger alene fordi Deltageren tilmelder sig, og dermed kan antages at være involveret i hvad arrangementet handler om. f.eks. politik, arrangementer for patienter osv.

Behandlingen foretaget på vegne af den dataansvarlige omfatter følgende kategorier af registrerede:

  • Personer, som er eller har været Deltagere til et arrangement, event, kursus eller lignende hos den dataansvarlige.
  • Personer, som bruger selvbetjeningssystemet til oprettelse og redigering af arrangement, event, kurser eller lignende.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

  • Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller på anden måde ophæves af en af parterne.

Bilag B

Betingelser for brug af underdatabehandlere, instruks vedrørende overførsel til tredjeland samt liste over godkendte underdatabehandlere og modtagere af personoplysninger

B.1. Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere i forbindelse med behandlingen af personoplysninger på den dataansvarliges vegne

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 30 dage før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 10 dage efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

B.2. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger der behandles på vegne af den dataansvarlig til tredjelande

Hvis den dataansvarlige ikke i dette afsnit eller ved en efterfølgende skriftlig meddelelse har godkendt overførsel af personoplysninger der behandles på vegne af den dataansvarlige til et tredjeland, må databehandleren ikke indenfor rammerne af databehandleraftalen foretage en sådan overførsel.

B.3. Godkendte underdatabehandlere samt modtagere af personoplysninger der behandles på vegne af den dataansvarlige

Skemaet nedenfor skitserer alle de underdatabehandlere samt modtagere, som NemTilmeld.dk anvender i den behandling af personlige oplysninger NemTilmeld.dk foretager på vegne af den dataansvarlige. Personlige oplysninger sendes kun til underdatabehandlere og datamodtagere når det er nødvendigt og begrænses til de oplysninger der er nødvendige for, at de kan udføre den nedenfor anførte funktion. Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af de anførte underdatabehandlere og modtagere af personoplysninger:

Leverandør Lokation/Land Lovligt grundlag for processing udenfor EU Funktion
Amazon Web Services, Inc. Aftale med selskab i: USA
Fysisk placering af behandling: Europa
EU-US Privacy Shield Framework Hosting af køsystem til tilmeldingsystemet ved spidsbelastninger.
Clearhaus A/S
CVR-nummer.: 33749996
Danmark Indløser af transaktioner udført med betalingskort.
Danske Bank A/S
CVR-nummer: 61126228
Danmark Bank
Google LLC USA EU-US Privacy Shield Framework Kortfunktion på tilmeldingssider
Link Mobility A/S
CVR-nummer: 30077520
Danmark SMS gateway
Maxtel.dk ApS
CVR-nummer: 30207734
Danmark IP-telefoni samt mobiltelefoni
NETS A/S
CVR-nummer:37417497
Danmark Indløser af transaktioner udført med betalingskort.
Proservers BV Holland Hosting og drift af servere til hjemmesiden.
QuickPay ApS
CVR-nummer:77348642
Danmark Betalingsgateway
Spar Nord Bank A/S
CVR-nummer:13737584
Danmark Bank

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden generelt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere samt modtagere af personoplysninger til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Databehandleren kan ikke - uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse - anvende den enkelte underdatabehandler eller modtager til en "anden" behandling end aftalt eller lade en anden underdatabehandler eller modtager foretage den beskrevne behandling.

Bilag C

Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger sker efter den dataansvarliges instruks. Instruksen fra den dataansvarlige bliver dels givet via indholdet af denne databehandleraftale dels gennem brugen af selvbetjeningssystemet.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

At der er tale om behandling af en stor mængde personoplysninger og selvom der alene behandles en begrænset mængde af personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 om "særlig kategorier af personoplysninger" opererer databehandler med et forholdsmæssigt "højt" sikkerhedsniveau fordi selvbetjeningssystemet benyttes af mange forskellige dataansvarlige.

Databehandleren er berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.

Databehandleren skal dog - i alle tilfælde og som minimum - gennemføre følgende foranstaltninger, som medfører at;

  • Selvbetjeningssystemet er robust og teknisk modstandsdygtigt.
  • Der er etableret backupprocedure
  • Al adgang til IT-systemer, servere og pc'er, der indeholder fortrolige oplysninger, personoplysninger og kritiske data er betinget af konkrete autorisationer. I den forbindelse vil der blive autoriseret personer, for hvem adgangen er nødvendig med henblik på revision eller drifts- og systemtekniske opgaver.
  • Det kun er de personer, som til løsning af deres arbejdsopgaver har brug for personoplysningerne, som har adgang til dem.
  • Der en gang årligt foretages kontrol med, at ansatte kun er tildelt de adgange, som de har behov for.
  • Al adgang kræver personligt bruger-id og adgangskode.
  • Personoplysninger slettes effektivt og på en sikker måde ved bortskaffelse af IT-udstyr.
  • Alle Deltagernes personoplysninger ikke opbevares i udskrevet form. Medarbejdere må ikke printe eller udtrække Deltagernes oplysninger fra systemet.
  • Adgangen til NemTilmeld.dk's egne fysiske servere er sikret med lås og alarm. Alene de medarbejdere der har brug for adgang har adgang til det/de pågældende lokaler.
  • Alle overførsler af personoplysninger i selvbetjeningssystemet sker via krypterede forbindelser.
  • Kun særligt autoriserede medarbejdere har fjernadgang til NemTilmeld.dk's interne netværk, og at dette altid foregår via krypterede VPN forbindelser.
  • Selvbetjeningssystemet logger alle brugeres adgang og adfærd i systemet for således at kunne undersøge hvem der f.eks. har anmodet om og set en oplysning, udbetalt et pengebeløb etc., såfremt en undersøgelse heraf er nødvendig.
  • Der i selvbetjeningssystemet føres kontrol med afviste adgangsforsøg og at forgæves forsøg på login automatisk logges. Hvis der konstateres mere end 5 på hinanden følgende fejlede login-forsøg lægges der en tidsforsinkelse ind mellem hvert efterfølgende forsøg der kan foretages.

C.3. Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysninger i selvbetjeningssystemet slettes automatisk i systemet efter de nedenfor anførte opbevaringsperioder:

  • Betalingsmodul anvendes: Betalingsoplysninger opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. Alle øvrige personoplysninger slettes 2 år efter arrangementet er afsluttet.
  • Betalingsmodul anvendes ikke: Personoplysninger opbevares i 2 år efter arrangementer er afsluttet.

Den dataansvarlige kan til enhver tid via selvbetjeningssystemet slette og vælge hvor lang tid der skal gå før systemet automatisk sletter indhentet data der ikke er nødvendig i forhold til bogføringsloven.

C.4. Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren

Databehandleren skal til enhver tid og på den Dataansvarliges anmodning give den Dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at Databehandleren har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har efter nærmere aftale herudover adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsagligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.

Databehandleren vil udarbejde generel dokumentation med tilstrækkelig oplysninger til, at den dataansvarlige kan påse, at Databehandleren har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Databehandleren er, når der ikke er tale om denne generelle dokumentation, berettiget til en kompensation for dennes medarbejderes tid i forbindelse med tilsyn, revision eller kontrolbesøg initieret af den dataansvarlige, medmindre dette sker på grundlag af en henvendelse fra tilsynsmyndigheden om Databehandlerens manglende efterlevelse af persondatareguleringen. Prisen er 1.000 kr. eksklusiv moms per time.

Den dataansvarlige er endvidere berettiget til for egen regning at lade Databehandlerens behandling af persondata underkaste en årlig revision af en uafhængig tredjepart efter den Dataansvarliges valg.

C.5. Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere

Databehandleren skal til enhver tid og på den Dataansvarliges anmodning give den Dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at Databehandleren har sikret sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underdatabehandleren vedrørende overholdelse af denne databehandleraftale hos underdatabehandleren.

Databehandleren vil, når der efter databehandlerens vurdering opstår et behov herfor, foretage et tilsyn, herunder fysisk tilsyn, vedrørende overholdelsen af denne databehandleraftale hos underdatabehandleren.

Den dataansvarlige kan - hvis det findes nødvendigt - vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den dataansvarlige vurderer, at databehandlerens tilsyn med underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne databehandleraftale.

Den dataansvarliges udgifter samt databehandlerens udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn af underdatabehandleren initieret af den dataansvarlige afholdes af den dataansvarlige. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsagligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.

Databehandleren er berettiget til en kompensation for dennes medarbejderes tid i forbindelse med tilsyn, revision eller kontrol besøg hos underdatabehandleren initieret af den dataansvarlige, medmindre dette sker på grundlag af en henvendelse fra tilsynsmyndigheden om Databehandlerens manglende efterlevelse af persondatareguleringen. Prisen er 1.000 kr. eksklusiv moms per time.

Bilag D

Oplysninger om Databeskyttelsesrådgiver eller Databeskyttelses ansvarlig

D.1. Databeskyttelsesrådgiver eller Databeskyttelsesansvarlig hos den dataansvarlige er:

Navn: [Angivet navn på Dataansvarlig]
Stilling: [Angivet stilling på Dataansvarlig]
Telefonnummer: [Angivet telefonnummer på Dataansvarlig]
Email: [Angivet email på Dataansvarlig]

Oplysningerne vil fremgå af de tilmeldingsbetingelser, som regulerer den dataansvarliges forhold til Deltagerne.