Flere brugere på samme konto hos NemTilmeld

Er I flere, som skal bruge NemTilmeld til jeres arrangementer, anbefaler vi, at I opretter en personlig bruger til alle de personer, som I ønsker at give adgang til jeres NemTilmeld-konto. 

Den enkelte brugers adgang kan tilpasses på flere måder, sådan at brugeren ikke har adgang til flere funktioner og mere data end nødvendigt. 

Denne guide gennemgår: 

• Hvorfor det er en fordel at have individuelle brugere
• Hvordan I kan bruge afdelinger, så brugere kun får adgang til arrangementer i deres afdeling
• De forskellige brugerroller i NemTilmeld
  
  

Individuelle brugere giver en lang række fordele, blandt andet:

•  Det er nemmere for jer at overholde GDPR, når alle har deres eget brugerlogin, da I kan dokumentere, hvem der har adgang til hvilke data.
• Brugerne kan have forskellige rettigheder, f.eks. til at ændre indstillinger for arrangementer eller udbetale penge fra kontoen. Hvis I deler ét brugernavn, har alle adgang til alt.
• Hver bruger har sit eget personlige brugernavn. I skal altså ikke dele brugernavn og adgangskode med fare for, at en laver det om, og så kan de andre ikke logge på.
• Hver bruger er ansvarlig for egne arrangementer og vil få notifikationer om tilmeldinger for sine egne arrangementer.
• I kan opdele hvilke arrangementer, brugerne kan se og redigere i, ved at bruge "afdelinger".
  
  

Sådan kan I bruge "afdelinger"
Som udgangspunkt kan brugere med rettigheder til at se og redigere arrangementer, se alle oprettede arrangementer.

Det er ikke altid hensigtsmæssigt - både af interne arbejdsmæssige årsager eller af hensyn til GDPR.

Hvis I har brug for at opdele, hvilke arrangementer, brugerne kan se og arbejde med, skal I bruge afdelinger. Så kan man kun se og arbejde med de arrangementer, som man selv er ansvarlig for eller som er en del af den afdeling, man har rettigheder i.

Rent praktisk skal brugeren have brugerrollen "Begrænset adgang" overordnet og en brugerrolle med rettigheder i sin afdeling, fx. "Arrangementsansvarlig". Se eksempel på billedet herunder.

Når du opdeler arrangementer i afdelinger, påvirker det kun, hvilke arrangementer, en bruger kan se og arbejde med i administrationen.

Listerne med arrangementer, hvor deltagere skal tilmelde sig, bliver ikke påvirket af opdelingen i afdelinger.

Hvilke roller og rettigheder kan I oprette?
Når du opretter en bruger, skal brugeren have en rolle for at få adgang til NemTilmeld. Rollerne er opbygget som et hieraki med forskellige rettigheder. Det betyder at en bruger på et bestemt niveau også har alle rettighederne fra niveauerne under.

Disse roller fungerer overordnet for hele kontoen, men du har også mulighed for at tildele dem på afdelingsniveau. En bruger kan altså godt have en rolle overordnet, men en anden i en eller flere afdelinger.

Man kan ikke være "administrator" eller "økonomisk betroet" i en enkelt afdeling, da disse roller fungerer på tværs af afdelinger.

Her er en beskrivelse af de forskellige brugerroller:

Administrator
Det øverste adgangsniveau på kontoen. Denne rolle har i udgangspunktet adgang til alt data og alle funktioner i tilmeldingssystemet. OBS: En administrator kan fjerne andre administratorers adgang.

Økonomisk betroet
Denne rolle har adgang til alt i tilmeldingssystemet - undtaget muligheden for at tilføje og administrere brugere. Den økonomisk ansvarlige kan f.eks. foretage ændringer i abonnementet, se indbetalinger og anmode om udbetalinger. Du kan fratage brugeren muligheden for at oprette og redigere arrangementer i en eller flere afdelinger ved at tildele brugeren rollen "Begrænset adgang" på afdelingsniveau.

Arrangementsansvarlig
Rollen har i udgangspunktet adgang til at oprette og redigere alle arrangementer. De kan ligeledes tilgå arrangementets statusside og kontakte deltagerne. Brugeren kan dog fratages muligheden for at oprette og redigere arrangementer i en eller flere afdelinger, ved at tildele brugeren rollen "Ingen adgang" på afdelingsniveau.

Rapportadgang
Denne rolle giver en bruger lov til at se arrangementernes statusside, hente deltagerlister og eksportere lister - brugeren kan ikke redigere arrangementets opsætning eller oprette nye arrangementer. Det er brugbart, hvis arrangementer er styret centralt, men afholdt decentralt. Måske opretter hovedkontoret arrangementerne i NemTilmeld, men de lokale kontorer, butikker eller afdelinger afholder arrangementerne og skal derfor bruge deltagerlisterne og navneskiltene.

Arrangementsopretter
Denne rolle er det modsatte af "Rapportadgang". Den giver brugeren lov til at oprette og redigere arrangementer - men ikke se arrangementets statusside, hvor man kan se deltagerne og tilgå forskellige funktioner.

I praksis er tanken, at denne bruger opretter arrangementet og tester, om det er rigtigt sat op. Når tilmeldingen går i gang, skal brugeren selv eller en anden redigere arrangementet og skifte den ansvarlige bruger til den person, som herefter skal kunne se deltagerne.

Begrænset adgang
En bruger med begrænset adgang kan logge ind på administrationen, men ikke ret meget andet. Brugeren kan se en tom arrangementsoversigt samt kontakte supporten. Brugeren kan blive tildelt adgang til arrangementer, f.eks. få tildelt en rolle i en afdeling eller blive gjort ansvarlig for et eller flere arrangementer.

Se, hvordan du opretter en bruger i denne guide.

Se, hvordan du opretter en afdeling og giver en bruger adgang til afdelingen i denne guide. 

Oversigt over brugere

Med brugerrollen administrator kan du tilgå en oversigt over brugere ved at trykke på "Konto" --> "Brugere" i den øverste brune menubjælke.

På denne side ser du en oversigt over brugere og deres roller. Det er også her, du kan redigere i brugerne, hvis du er administrator.

Ønsker du at redigere en bruger, skal du klikke på rediger-ikonet ved brugeren. Her kan du redigere i brugerens oplysninger, skifte rettigheder overordnet eller i en eller flere afdelinger.

Du kan også se en status for en bruger ved at trykke på det grønne statusikon. Her kan du se brugerens detaljer, gensende en brugerinvitation eller nulstille brugerens adgangskode samt se hvornår brugeren sidst har været logget ind.