Opsæt regler for sletning af persondata - gælder enkelte arrangementer

I NemTilmelds administration kan du sætte regler op for, hvornår personoplysninger automatisk bliver slettet.

Denne guide viser dig, hvordan du sætter sletteregler op for et enkelt arrangement, hvis de skal være forskellige fra de generelle regler, som gælder alle arrangementer.

Hvis du gerne vil se, hvordan du indstiller reglerne for sletning på alle fremtidige arrangementer, kan du se mere i denne guide.

Bemærk: Tidspunkt for sletning vil fremgå af tilmeldingsbetingelserne. Deltagerne bliver derfor oplyst om det og forventer, at deres oplsyninger bliver slettet i henhold til det anførte. Dette gælder ikke kun sletning hos NemTilmeld, men også dokumenter i jeres egne systemer, inklusiv e-mails mv.

Generelt for et arrangement

• Find arrangementet i oversigten og klik på rediger-ikonet for at komme til siden, hvor du kan redigere arrangementet.
  
• Find indstillingen ”Sletning af personoplysninger" under fanen "Persondata". Du kan nu opsætte regler for, hvornår systemet automatisk skal slette henholdsvis betalingsoplysninger (data om betalere) og øvrige personoplysninger (andre data)
  1. Betalingsoplysninger (data om betalere) indeholder de oplysninger, som systemet indsamler, hvis der er betaling til arrangementet, f.eks. navn, e-mail, adresse og telefonnummer.
     
     Disse oplysninger kan først slettes efter minimum 5 år jf. bogføringsloven.  
  2. Øvrige personoplysninger (andre data) samler alle de personoplysninger, som ikke er betalingsoplysninger (data om betalere) eller data, hvor du eller en anden bruger på arrangementet har opsat særlige regler for sletning.

     Her kan du opsætte tidsperioden for opbevaring. Du skal derfor selv vurdere, hvor lang tid det kan være nødvendigt at opbevare disse oplysninger.
     
     Du kan opsætte særlige regler for sletning for specifikke deltageroplysninger eller kommentarer ved tillægsydelser. Se hvordan nedenfor.

• Klik "Gem og bliv på siden" for at fortsætte med at redigere arrangementet eller "Gem ændringer" for at vende tilbage til oversigten. Begge knapper er nederst til højre på siden.
  

Sletning af specifikke deltageroplysninger, der skal afvige fra arrangementets regler

• Hvis du ønsker det, kan du opsætte specifikke regler for én eller flere deltageroplysninger, hvis de skal være anderledes end de regler, der gælder for arrangementet generelt. 
  
  Derved kan du både slette mere følsomme personoplysninger hurtigere eller gemme andre personoplysninger længere, evt. på grund af et påkrævet dokumentationskrav.
• Find afsnittet "Deltageroplysninger" under fanen "Tilmelding" og klik på følgende ikon ved den deltageroplysning, som du ønsker andre sletteregler for.
  
• Angiv nu den periode, som den specifikke deltageroplysning skal opbevares, inden den bliver slettet.
  
• Klik "Gem og bliv på siden" for at fortsætte med at redigere arrangementet eller "Gem ændringer" for at vende tilbage til oversigten. Begge knapper er nederst til højre på siden.
  

Sletning af kommentarer ved tillægsydelser

• Du kan også sætte en specifik opbevaringsperiode for kommentarer til valgmuligheder i tillægydelser. Derved kan du både slette mere følsomme personoplysninger hurtigere eller gemme andre personoplysninger længere eventuelt på grund af et påkrævet dokumentationskrav. 
  
  Det kunne f.eks. være et kommentarfelt om allergier, hvis man vælger at deltage i spisning.
• Find afsnittet "Tillægsydelser" under fanen "Billetter" og rediger tillægsydelsen.
  
• Dernæst klikker du på "Avancerede indstillinger".
  
• Du kan nu angive, hvor længe systemet skal opbevare kommentarer til tillægsydelsen, inden de bliver slettet. Klik "Godkend og luk"
  
• Klik "Gem og bliv på siden" for at fortsætte med at redigere arrangementet eller "Gem ændringer" for at vende tilbage til oversigten. Begge knapper er nederst til højre på siden.