Sådan udsender du e-mail invitationer

Hvis du gerne vil udsende en invitation til dit arrangement, har du mulighed for at gøre det gennem NemTilmeld.

Husk, at du skal publicere dit arrangement, før du kan udsende invitationer til det.

Her kan du se en video, der forklarer, hvordan du udsender en invitation.
Længere nede på siden finder du også en trin-for-trin guide med tekst og billeder.

Herunder finder du en trin-for-trin guide til at oprette og udsender en invitation.

Du udsender invitationer ved at klikke på følgende ikon i oversigten over arrangementer:

Du kan også udsende invitationer via arrangementets statusside.

Bemærk: Du har mulighed for at invitere i flere omgange. Det kan være, at du først vil sende én tekst til en gruppe. Senere kan du så udsende en anden tekst til en anden gruppe. Du har altså mulighed for at holde invitationerne adskilt, da du opretter én for hver gruppe, f.eks. "VIPs" og "Medarbejdere".

Du har også mulighed for at sende den samme invitationer til deltagere af flere omgange. Måske inviterer du først 100 personer, hvorefter 50 mere skal have samme invitation. Disse kan du tilføje til den samme invitation, som du allerede har sendt. Du behøver derfor ikke oprette en helt ny invitation, hvis du finder ud af, at flere skal have den invitation, du tidligere har sendt.

Sådan opretter du en invitation

Du skal igennem 5 lette trin, når du opretter en ny invitation. Disse er forklaret heruder.

Trin 1: Oprettelse af invitation

• Her giver du invitationen et navn (1). Det er kun til internt brug i administrationen, så du kan adskille invitationer fra hinanden. Du skal også vælge et sprog til invitationen (2). Du kan også vælge at sige "Ja" til  "Begræns antal billetter for den inviterede" (3), hvorefter du vælger antal (4). Bemærk: Hvis du begrænser antal billetter for inviterede, vil man kun kunne tilmelde sig arrangementet ved at følge et invitationslink sendt fra en invitation fra arrangementet i NemTilmeld. Se evt. mere om begrænsing af antal billetter til de inviterede i denne guide.
• Klik "Gem og gå til næste trin".
  

Trin 2: Vælg designskabelon

• På dette trin kan du vælge enten at bruge den personlige e-mail, grafisk indpakning, eller en af de mange temaer til din invitation.
• Tryk på billederne for at få vist et eksempel. Klik "Vælg" når du har fundet den skabelon, du vil bruge, og klik "Gem og gå til næste trin".
  

Trin 3: Skriv besked

• Nu skal du skrive den tekst, som skal stå i beskeden. Du kan vælge at bruge standardteksten - med eller uden rettelser. Du kan også indsætte din egen tekst.
• Hvis du ændrer i teksten, skal du huske at bevare brevfletningsmulighederne, link til tilmeldingssiden og link til siden, hvor den inviterede kan takke nej. Du kan læse mere om brevfletning her. 
• Bemærk at du også kan vedhæfte filer til invitationen, f.eks. program eller en kørselsvejledning.
  
• Nederst på siden kan du se en forhåndsvisning af invitationen. Klik "Opdater" for at opdatere, hvis du har lavet ændringer. Du kan også sende en test til dig selv ved at klikke "Send eksempel".

• Klik "Gem og gå til næste trin".

Trin 4: Inviterede

• Du skal nu vælge, hvem der skal have invitationen i denne omgang. Du kan vælge deltagere fra tidligere arrangementer og/eller du kan indtaste deltagerne.
• Klik "Tilføj".
  
• Personerne er nu tilføjet listen, som invitationen skal sendes til. Klik "Næste trin".
  

Trin 5: Læg til udsendelse

• Til sidst vælger du om invitationen skal sendes med det samme eller senere. Du kan også vælge at vente med at sende ud. Det giver mening, hvis du ved, at du skal tilbage og arbejde videre med invitationen.
  
  Klik "Gem og afslut" for at sende invitationen.
  

Du kan nu se invitationen i oversigten over arrangementets invitationer. Her kan du se statistik for invitationen. Du har også forskellige muligheder, f.eks. kan du tilføje flere personer, som skal modtage invitationen.

Her kan du også oprette en ny invitation, hvis du skal sende en invitation til samme arrangement, men som er forskellig fra den, du lige har sendt.