Indlæser
Når Fiftytwo holder interne arrangementer for deres cirka 125 ansatte, eller på tværs af Bording Groups i alt ca. 400 ansatte, er det Gitte Straagaard, som holder styr på detaljerne. Her sparer NemTilmeld Gitte for både tid og bekymringer for manuelle fejl.
Det med at sørge for alting, har Gitte stor erfaring i som administrativ blæksprutte, og derfor er det også naturligt, at det er Gitte, der står for at arrangere firmaets interne arrangementer.
Måden at håndtere selve tilmeldingen til arrangementerne har dog skiftet meget igennem årene. Tidligere inviterede Gitte til arrangementerne på mail. Når der kom et svar fra en deltager, kopierede hun de forskellige svar over i et regneark og svarede den enkelte deltager manuelt. Det blev til mange mails og rigtig mange manuelle indtastninger med stor risiko for fejl.
Netop risikoen for fejl var Gitte meget bevidst om.
- Når vi skulle deltage i DHL-stafetten, så skrev deltagerne f.eks. hvilken t-shirt størrelse, de ville have, og så kunne jeg så håbe, at jeg ikke kom til at vælge en herre t-shirt til en dame og omvendt.
Fra manuel opdatering af regneark til automatisering af tilmeldingen
Gitte ville gerne slippe for de mange manuelle processer, og derfor søgte hun på nettet efter en nemmere og bedre løsning.
Valget faldt på NemTilmeld, fordi det var til at betale sig fra, og fordi Gitte syntes, det virkede nemt, overskueligt, til at forstå og så ovenikøbet er på dansk.
Med NemTilmeld oplever Gitte ikke længere tilmeldingsprocessen som en vedvarende proces.
- Når beskrivelsen til arrangementet er lavet, tilmeldingen er oprettet, mailadresserne er lagt ind og man trykker på knappen og sender invitationerne afsted, så kan jeg tage det med ro, og tingene kører af sig selv.
Væk er de mange mails. Væk er den manuelle opdatering af regneark. Når invitationen er sendt afsted, er det kun småting, Gitte skal håndtere, f.eks. kan hun hurtigt sende en reminder til dem, der ikke har reageret på invitationen.
Før hun gik over til at bruge NemTilmeld, var det en proces, der med Gittes ord var “til at blive vanvittig af”. Når der skulle rykkes for tilmelding, var hun nemlig nødt til at skrive til alle inviterede. Det gjorde, at nogen skrev tilbage, at de jo allerede havde tilmeldt sig, og det var spild af tid for både deltagerne og Gitte.
Tryg overfor de data NemTilmeld giver
Udover at NemTilmeld sparer både Gitte og deltagerne tid, er Gitte meget tryg ved de data NemTilmeld giver hende, netop fordi de manuelle arbejdsgange er så godt som fjernet, og der dermed er færre fejl.
Før brugte Gitte en del tid på at tjekke sit manuelt, opdaterede regneark igennem for eventuelle fejl, men nu stoler hun på de data, NemTilmeld automatisk giver hende, og hun føler sig tryg ved at have fået det hele med.
Samtidig oplever Gitte også, at supporten hos NemTilmeld er søde til at guide hende til, hvordan hun får sat sit arrangement op på bedst mulig måde. I det hele taget er Gitte glad for den hjælp, hun får, når hun ringer til NemTilmeld, for som Gitte udtrykker det, så er der ikke noget spørgsmål, der er for dumt.
Gitte vil gerne anbefale NemTilmeld til andre, særligt på grund af det overblik tilmeldingssystemet giver, og fordi Gitte i det hele taget oplever en tryghed i at bruge NemTilmeld.
- Jeg har sådan en fornemmelse af, at dem, der har lavet systemet, har sørget for, at tingene er tænkt til ende – helt fra starten af processen til mødet sættes i gang.
