Kaffepausen - en hyggestund, der giver dig overskud til (endnu) bedre arrangementer

Blogindlæg


Taler dine foredragsholdere langt ud over tidsfristen? (så er løsningen her)

Konferencen er ved at slutte, og sidste taler er på scenen. Jeg står i baggrunden og lytter spændt med. Glæder mig over, at vi snart kan høste roserne af et veloverstået arrangement. Jeg blev dog snart klogere.

Taleren skal slutte klokken 16.00. Uret viser nu 16:05. Jeg begynder at kigge mere intens på ham, men han er helt upåvirket af mine stirrende øjne og fortsætter med at underholde sit publikum.

Så bemærker jeg uroen blandt gæsterne. Nogle begynder at pakke deres ting sammen, nogle kigger demonstrativt på armbåndsuret og andre forsøger at tage deres jakker diskret på, mens de stadig sidder på stolen.

Stolene skramler, og uroen breder sig.

Nu rejser 5 deltagere sig forsigtigt op og lister ud. Flere skæver til dem, og begynder nu også at pakke deres ting. Klokken er nu 16.10. Han taler stadig (???)

Nu kigger jeg virkelig intenst på ham, men han ser mig ikke. Klokken er 16.12.

Han har nu sat tempoet op, fordi han ENDELIG selv har bemærket uroen i salen. (eller skal vi kalde det en startende udvandring)

Tankerne flyver rundt i hovedet på mig... hvordan får jeg ham til at se mit STOP-tegn...

Skal jeg smide noget efter ham (nej, det er nok at gå over stregen).

Skal jeg vifte med armene? (ej, det er altså for pinligt)

Skal jeg træde op på scenen og afbryde (ja, det gør jeg!)

... og tager en dyb indånding for lige at tage mig sammen til den måske kiksede entre på scenen.

I sidste sekund bliver jeg "reddet" - altså kl. 16.15.

Nu har han endelig stoppet sin talestrøm. Helt stakåndet ser han på sit ur og siger:

"Som tiden dog flyver. Det beklager jeg. Så lad os runde af nu. Jeg når desværre ikke de sidste slides. Tak, for at I lyttede med"

Lidt sporadiske klap lyder nu blandt deltagerne, mens luften er tyk af forvirring og en alt for brat afslutning. 

Folk kigger på deres ure (og smartphones - du ved det nye "ur") og opdager, at klokken nu er 16.20.

Panikken ses tydeligt hos dem, der ikke har opdaget, at klokken var blevet så meget.

Nu ser de pædagogens strenge blik for sig i lille Emmas børnehave, fordi de (igen) henter hende for sent. 

Åh, hvor har jeg dog bare prøvet det mange gange
- og hvor er det bare ærgerligt, at en god dag skal ende så kikset.

Kender du udtrykket "first and last impressions matters". Bum. Det sidste lykkedes ikke her.

Klog af skade (endnu et ordsprog, I know), er jeg gennem årene blevet bedre til at kommunikere med indlægsholdere. Den metode, jeg nu bruger, vil jeg gerne dele med dig.

Det er egentlig rimelig enkelt, for det handler om afstemning af forventninger.

Er der helt klare aftaler om selv de mindste detaljer, så (plejer) de fleste indlægsholdere at overholde tiden. Det er tit misforståelser og uklarheder, der giver forsinkelser i programmet.

Start med altid at bekræfte jeres aftaler på skrift. Jeg vil ikke komme ind på den juridiske og økonomiske del her, men give dig nogle fif til at undgå misforståelser på selve dagen for arrangementet.

 

Her er de 3 vigtigste steps, du skal have aftalt og bekræftet (på skrift) med din indlægsholder.

1. Er den aftalte "taletid" med eller uden spørgsmål fra salen? Det skal være helt tydeligt i jeres aftale. Skrækscenariet er, at han bruger al sin taletid, og så kommer der masser af spørgsmål lang tid efter næste taler skulle have været i gang.

2. Gør opmærksom på, at du ønsker, at tiden bliver overholdt, da I har en stram tidsplan. Det er vigtigt, at du ikke bare tænker "det ved han da godt" og så ikke gør mere. 
Folk kan ikke læse tanker (heller ikke indlægsholdere), og for indlægsholderen er det vigtigste, at han får så meget tid som muligt.

Derfor skal du nævne, at du har behov for, at han runder af til tiden og gerne slutter et par minutter inden (så er det også skåret ud i pap ikk). 

Du kan også skrive, at hans foredragskollega, som skal på bagefter, også gerne vil have hele sin tid. Jeg er sikker på, at du finder en sød formulering - spil lidt på følelserne. Så lover jeg, at dine indlægsholdere vil gøre, hvad du beder dem om.

3. "Du må godt", som de siger i Spangsberg-reklamen - Snyde med tiderne.  Du kan ”snyde” lidt ved at aftale, at hans "taletid" er 5-10 minutter mindre, end den reelt er. Det vil sige, at hvis han er programsat kl. 10 - 11, så skriver du bare i bekræftelsen til ham, at hans tid er kl. 10.00 - 10.50. Målet helliger midlet (og vi skal ikke have flere udvandringer fra lokalet). Så bare tænk, at han planlægger ud fra den tid, du giver ham, om det er 50 eller 60 minutter. 

Nu jeg tænker over det, så handler det vel egentlig om, at de søde indlægsholdere enten har utrolig meget på hjerte og brænder for at fortælle deres publikum en hel masse - eller er det fordi de er bange for at have for lidt materiale med, så nogen bliver skuffet.

Det er aldrig for at virke uprofessionelle eller bevidst irriterende - så lad os hjælpe hinanden med bedre forventningsafstemning i fremtiden.

Du kan bruge minutkort til at hjælpe dine indlægsholdere med at overholde tiden.

Se her hvordan minutkort ser ud, og hvordan du laver dem. 



 

Har du lyst til mere inspiration?

Kommentarer


Ingen kommentarer endnu


Skriv kommentar

Annuller kommentar
Vi glæder os til at læse din kommentar, som bedes holdt i en god og sober tone.
Kommentarer med henblik på salg eller promovering vil blive slettet.
Læs om vores spilleregler her.
Din email vil ikke blive offentliggjort. Felter markeret med * skal udfyldes.
Ved brug af denne formular accepterer du opbevaring og håndtering af data på denne hjemmeside.
Læs vores cookie- og privatlivspolitik her.
Gem navn, firma/organisation og email i denne browser til næste gang jeg kommenterer, så jeg hurtigt og let kan følge op på andres kommentarer til mit indlæg.
Du kan efterfølgende slette de gemte webstedsdata i din browser, følg denne vejledning: http://minecookies.org/cookiehandtering/.
Modtag email notifikationer ved nye kommentarer til dette indlæg, så jeg hurtigt bliver orienteret om andres kommentarer. Du kan afmelde dig email notifikationen nederst i de modtagne emails.