Kaffepausen - en hyggestund, der giver dig overskud til (endnu) bedre arrangementer

Blogindlæg


Undgå at lave denne fejl (når du samarbejder med mødesteder)

Dette indlæg er skrevet af Tina Pearson

Klokken er 7 om morgenen. Det er en tirsdag, solen skinner og cykelturen har været helt fantastisk hen til konferencestedet. Inden for den næste time fik jeg en af livets "kærlige" leksioner i kommunikation mellem mennesker.

Nederst på siden finder du mine 3 råd til, at du ikke selv begår den fejl, jeg gjorde.

Jeg er den første, der møder op på konferencestedet, og jeg har i dag ansvaret for, at 150 deltagere får en virkelig god dag.

Jeg forsøger altid at være først fremme for lige at få overblikket og lande mentalt, inden kolleger og personale møder ind.

Forventningens glæde er bare så dejlig

Sådan starter min dag for nogle år siden, og jeg skal da love for, at den kom til at ændre sig på få minutter.

Jeg husker, at mit humør var højt, da jeg åbner døren til konferencesalen med den der ”så er vi i gang”-følelse i maven.

Du kender den nok selv - du ved - den der blandede følelse af forventning og lidt "angst" for, at noget kan gå galt.

Det er sådan en modsatrettet fornemmelse, men velkendt for os med ansvar for arrangementer.

Men så skete der noget uventet

Jeg har gjort mig ekstra umage med planlægningen. Så hvad der nu skete, havde jeg i min vildeste fantasi ikke forestillet mig.

Som del af min planlægning havde jeg bedt stedets konferenceansvarlig om, at vores gæster skulle sidde ved gruppeborde (6 personer), og at der ikke skulle være nogle stole med ryggen til storskærmen.

Bordene skulle så samtidig stå skrå som de "plejer" (det var ikke første gang, jeg holdt arrangementer der).

Du får lige min tegning her. Så ved du, hvad jeg prøver at forklare (køn er den ikke, I know):

Jeg havde dagen inden fået at vide, at rengøringspersonalet først ville stille borde og stole klar om natten.

Derfor havde jeg ikke mulighed for at tjekke lokalet dagen inden (som jeg ellers foretrækker, hvis det overhovedet kan lade sig gøre).


Og så ramte virkeligheden mig - hårdt

Nå... men jeg går ind i konferencelokalet og begynder at undre mig over, at det ser lidt underligt ud.

Stopper op mellem alle borde og stole og tænker ”den er da helt galt".

Er det en joke? Skjult kamera? Er jeg gået forkert?

Alle borde og stole stod spejlvendt!!!

Hvilket betød, at ALLE ville sidde med ryggen til storskærmen (???).

Mine skuldre sank, og mit gode humør var pist væk.

Jeg følte mig nu max presset og alene. Der var jo ikke mødt andre ind endnu, der kunne hjælpe mig.

Med et hurtigt kig på klokken, kan jeg se, at der er under 1 time til gæsterne begynder at tjekke ind, og kun halvanden time til de har spist morgenmad og skal ind i lokalet.

Hvad gør jeg?

Hvad gør jeg?

????

Da jeg jo er på arbejde, så er det nok ikke lige her jeg sætter mig til at tude over en sal fuld af borde og stole, der skal flyttes.

Jeg graver derfor dybt ind i min sjæl (her er en dyb indånding rigtig god), og finder mit fornuftige-jeg frem. Lægger jakken og tasken over i hjørnet og går i gang med at flytte alle 150 stole og 25 borde - alene.

Netop da jeg er færdig, stikker en af mine søde kollegaer (helt morgenfrisk) hovedet ind af døren og siger "det ser godt ud - er der styr på det hele?"

Ja da” SIGER jeg, men TÆNKER... ”NU - er der styr på det hele”.

(Har stadig 5 gram positiv energi tilbage til at svare min kollega).

Resten af min energi går til at svede som en hest, have mega ondt i fødderne (har glemt de fornuftige sko) og bare synes det - på godt jysk - er en TRÆLS start.

Det lærte jeg af min oplevelse

Under hele borde/stole flytningen blev jeg ved med at tænke på, hvor jeg havde fejlet i min kommunikation med konferencestedet. Hvordan kunne det ske?

Hvorfor var der ikke en eller anden kvik person, som havde undret sig og ringet til mig for at dobbelt tjekke, om jeg virkelig ville have, at folk sad med ryggen til skærmen (så innovation er jeg altså heller ikke).

Så gik det op for mig, hvor fejlen var opstået - jeg havde kun tegnet borde og stole på tegningen og ikke skærmene (eller døre, vinduer m.v.)

Det vil sige, at personalet havde vendt min tegning på hovedet og arbejdet ud fra det.

Tid til refleksion og læring

Når noget går galt for mig, så prøver jeg altid at finde ud af, hvad jeg skal lære af det.

Det er også derfor jeg elsker at skrive disse indlæg. Nu har jeg alligevel dummet mig og lært af det. Så hvorfor skal du så ikke få gavn af det.

Så i bagklogskabens klare lys vil jeg gerne give det her videre til dig:

Tag intet for givet

1) Afstem dine forventninger i detaljer (mange detaljer - også de helt bitte små ting). Det skal næsten være på grænsen af pinligt, hvor detaljeret du beskriver dine ønsker til dem, du samarbejder med med.

2) Tag udgangspunkt i, at dem, du samarbejder med ikke er tankelæsere. De ved ikke, hvad I "plejer" eller "kan li'" eller hvad der er "vigtigt". Så lad det ikke være overladt til gætterier, hvad du forventer. (Det kunne jo også være, at din kontaktperson blev skiftet ud, og så er der virkelig brug for detaljer på skrift, så alle kan være med).

3) Vær sød ved dig selv, når noget går galt. Tænk ”så blev jeg endnu en erfaring rigere og kan gøre det bedre næste gang. Nu ved jeg jo, at det kan gå galt her”.

Har du også lyst til at dele nogle af dine ”læringer” med os andre, og hvad du lærte af det (gør anderledes nu), så skriv det gerne i kommentarfeltet. Tak, fordi du bidrager til, at vi alle kan blive bedre.

 

Har du også "dummet" dig (eller lært af dine erfaringer)?

Pleeeeease, del det med os andre, så vi ikke får bildt os selv ind, at vi er de eneste, som kvajer os engang i mellem (og måske redder du en af os fra samme oplevelse).



 

Har du lyst til mere inspiration?

Kommentarer


Ingen kommentarer endnu


Skriv kommentar

Annuller kommentar
Vi glæder os til at læse din kommentar, som bedes holdt i en god og sober tone.
Kommentarer med henblik på salg eller promovering vil blive slettet.
Læs om vores spilleregler her.
Din email vil ikke blive offentliggjort. Felter markeret med * skal udfyldes.
Ved brug af denne formular accepterer du opbevaring og håndtering af data på denne hjemmeside.
Læs vores cookie- og privatlivspolitik her.
Gem navn, firma/organisation og email i denne browser til næste gang jeg kommenterer, så jeg hurtigt og let kan følge op på andres kommentarer til mit indlæg.
Du kan efterfølgende slette de gemte webstedsdata i din browser, følg denne vejledning: http://minecookies.org/cookiehandtering/.
Modtag email notifikationer ved nye kommentarer til dette indlæg, så jeg hurtigt bliver orienteret om andres kommentarer. Du kan afmelde dig email notifikationen nederst i de modtagne emails.