Kaffepausen - en hyggestund, der giver dig overskud til (endnu) bedre arrangementer

Blogindlæg


Få over 40 tips fra andre mødeplanlæggere (på kun 3 min)

”Hvilket tip vil du gerne give videre til andre, der planlægger arrangementer?”

Uden tøven svarede flere hjælpsomme møde- og eventplanlæggere på dette spørgsmål, da de kom forbi vores hyggelige stand på Nordic Meeting & Event Expo i Bella Center i marts.

Det er blevet til 48 oprigtige og hjertevarme tips til dig, der gerne vil gå den ekstra mil for at give dine deltagere og kollegaer en god oplevelse.

Jeg håber, du vil tage dig 3 minutter til at se videoen og forhåbentlig bidrage ved at give dit bedste tip i kommentarfeltet. Vi takker alle på forhånd for dit tip.

PS. Hvis du er en af dem, der har udfyldt et postkort på messen, så vil jeg gerne sende dig et varmt TAK for at tage dig tid til at hjælpe alle os andre med at skabe gode oplevelser.



Disse 3 tips overrasker (nr. 2 er særlig betænksom)


1) Afstem budgettet - især med udenlandske chefer (f.eks. moms eller ej)

Afstem budgettet med dem, der betaler, ja altid. Vedrørende moms, så er det altid en god ide at dobbelttjekke om den billetpris, der er aftalt internt, er med eller uden moms. Få det eventuelt bekræftet i en e-mail. Så har du gjort, hvad du kunne.

 

2) Planlæg, hvad der skal ske med pynten, print, bannere, madrester m.m. efter eventet.

Her er et par ideer: giv det til børnehaver, flygtninge, hjemløse eller brug det til noget helt andet. Ditte fra CPH Lounge har f.eks. syet deres kunders aflagte bannere om (dem, der ofte hænger i loftet på en messe) til disse smarte muleposer. Hun bruger dem som kundegaver efterfølgende.

 

3) Husk, få styr på artistens "rider" (backstage-krav).

Da jeg har været bandmanager for en del artister tidligere i min karriere, så smiler jeg ekstra meget, når jeg læser dette tip.
Kom til at tænke på, om det er skrevet af en, der har fået ørerne i klemme, fordi der har manglet en eller anden (mystisk) ting backstage til et arrangement.

Hvis du vil have et par ideer til, hvad en artist kan have af (rimelige) ønsker, så vil Lukas Graham bandet gerne have sødmælk og sundt smørrebrød. Mads Langer kan godt lide ingefær og sunde snacks, og Niclas fra Nik & Jay vil gerne have et par nye sokker klar efter koncerten. Det vildeste jeg selv har sørget for, var en massør (ikke topløs, bare rolig) og vodka i et bestemt mærke. Backstagekravene er vist noget mere spektakulære hos udenlandske kunstnere (har jeg hørt).


Nåede du ikke at skrive alle de søde tips ned, så får du dem her. 


God læsning!

TID er det hotteste tip 
Det ser ud til, at TID fylder meget i bevidstheden, hvilket er fuldt forståeligt.

Spørgsmålet er, hvornår er du i ”god” tid? Har du et bud, så del hjertens gerne dine tanker i kommentarfeltet. 

  • God tid
  • Start i god tid
  • Tænk forud
  • Ting tager tid
  • Forbered dig godt
  • Forbered dig + smil
  • Inviter i god tid – og send gerne reminder
  • Vær altid i god tid
  • Vær i god tid – proaktiv
  • God tidsplanlægning
  • Today is tomorrow ”earlier”

 

Sådan forkæler du dine deltagere (ekstra meget)

Jeg knuselsker disse tips. Tag dem til dig – alle sammen. 

  • God forplejning
  • Masser af frisk luft og dagslys
  • Sørg for god mad
  • Smil, og husk at det er mennesker, du har at gøre med – så alt kan ske
  • Husk madpræferencer... veganere, kødspisere, gluten
  • Komfortable stole
  • Sæt dig ind i dine kunders ønsker
  • Åbenhed, Rummelighed, Punktlighed
  • Sæt dig ind i deltagerens ønsker
  • Husk humor
  • Der er altid tid til en fest!
  • Husk involvering og gi’ den ekstra oplevelse

 

Når planlægningen er i top, kan deltagerne mærke det

God planlægning giver plads til det uforudsete, de gode samarbejdsoplevelser og ”alt det sjove”.

Disse 16 tips kan virke som en stor mundfuld, for hvem vil ikke gerne have styr på dem ALLE (samtidig). 

Et tip er, at du vælger det tip ud, der tiltaler dig mest, og implementerer det i planlægningen af dit næste arrangement.

Når det fungerer for dig på en naturlig måde, vælger du et nyt.
Sådan bliver du fagligt dygtigere, og får mere ro i dit arbejde (over tid) - men ro på for ”godt begyndt er halvt fuldendt”. 

  • Husk deltagerinvolvering
  • Afdæk formål med eventmøde og planlæg til målgruppen
  • Tænk hele oplevelsen igennem for deltagerne lige fra første mail til forplejningen, toilet og parkeringsforhold samt efter event. Lad dig inspirere i dette blogindlæg: Denne service får dine deltagere i bil frem i tide og godt humør 
  • Vælg altid en tidstager/holder, som kan markere, når man skal videre i agendaen. Mere inspiration her: Tidsstyring 
  • Husk detaljerne
  • Husk dit formål før du planlægger (og genbesøg dit formål løbende)
  • Husk SoMe
  • Lav et roadmap, der bruges af alle involverede parter
  • God sparring inden du går i gang
  • Husk detaljerne, så du sikrer det store billede
  • Husk den interne kommunikation gennem hele processen
  • Hav gode samarbejdspartnere, som du kan stole på
  • Evaluering
  • God planlægning
  • Forventningsafstemning
  • Fokus på, at av-udstyr fungerer
    Lad dig inspirere af disse blogindlæg om at få de praktiske ting til at fungere på arrangementsstedet: Klargøring af lokaler

 

De lidt skæve tips

  • Tag en chance. Vind en bamse.
  • Kør ned ad den skæve vej. Der ligger stedet, som ikke er på Instagram, Facebook og i kataloget.

  

Alle tips er givet med den største ydmyghed og et ønske om at hjælpe, så tager du bare en ide eller et tip med dig herfra, vil vi glæde os på dine vegne.

Held og lykke.

 

 



 

Har du lyst til mere inspiration?

Kommentarer (4)


Af Frank Tromborg | ftservice v/Frank Tromborg www.ftservice.dk

Tidsstyring

Jeg kommer let til at tale længere tid end det var planen, men fornylig jeg var afsted, bad jeg en af deltagerne, som jeg kendte i forvejen, om at give mig et signal, når jeg havde 10 min. igen. Hun fortalte mig så også, når tiden var gået. På den måde holdt jeg mig til planen.

Af Tina Pearson | NemTilmeld

Re: Tidsstyring

Super godt at få hjælp og så fik du også lige sneget lidt deltagerinvolvering ind.

 

Af Birgitte | Guldborgsund Frivilligcenter

Velkommen

Jeg er ofte den der skal byde velkommen - og jeg ønsker meget tit at jeg havde forberedt mig bedre. Det er ikke så langt tid man har, og nogle ting er faste på sedlen, men at gøre sig klart hvad lige denne gruppe mennesker har mest glæde af at vide er guld værd. - og husk dit eget navneskilt!

Af Tina Pearson | NemTilmeld

Re: Velkommen

Ha ha sjovt det med navneskiltet. Jeg har det med at glemme mit navneskilte. Er det et arrangement over flere dage, så kan jeg være sikker på at navneskiltet ligger i en anden lomme eller taske (derhjemme). Øver mig i at lade det ligge i bilen så skal jeg trods alt kun ud på parkeringspladsen og hente det. Kender også godt det med velkomsten. Jeg har måtte øve mig i at få styr på alt det uden om det praktiske. Det kan være en "nem" ting at springe over i forberedelsen, men når jeg så står der på scenen og kludrer i hvad jeg vil sige, så ærgrer jeg mig gul og grøn over at jeg ikke lige øvede mig inden. Dejligt du tager det så seriøst - for godt begyndt er halvt fuldend. :-)

 

Skriv kommentar

Annuller kommentar
Vi glæder os til at læse din kommentar, som bedes holdt i en god og sober tone.
Kommentarer med henblik på salg eller promovering vil blive slettet.
Læs om vores spilleregler her.
Din email vil ikke blive offentliggjort. Felter markeret med * skal udfyldes.
Ved brug af denne formular accepterer du opbevaring og håndtering af data på denne hjemmeside.
Læs vores cookie- og privatlivspolitik her.
Gem navn, firma/organisation og email i denne browser til næste gang jeg kommenterer, så jeg hurtigt og let kan følge op på andres kommentarer til mit indlæg.
Du kan efterfølgende slette de gemte webstedsdata i din browser, følg denne vejledning: http://minecookies.org/cookiehandtering/.
Modtag email notifikationer ved nye kommentarer til dette indlæg, så jeg hurtigt bliver orienteret om andres kommentarer. Du kan afmelde dig email notifikationen nederst i de modtagne emails.