Hej og tak fordi du har fulgt med i vores skole for nye mødeplanlæggere, hvor du har fulgt Lene i hendes planlægning af en temadag.

Du er nu kommet til 6. og sidste lektion. Vi håber, du har fået nogle gode ideer undervejs, som du kan bruge i din egen planlægning, når du selv skal holde arrangementer.

Lene har i hvert fald fået sin rygsæk fyldt op af gode ideer og værktøjer til, hvordan hun får skabt overblik i sin planlægning, så hun får færre fejl og mindre spildtid.

I denne lektion skal du høre, hvordan Lenes temadag er gået. Samtidig har vi samlet det fulde pensum, som du får i form af Lenes 7-trins-bibel til at komme godt igennem planlægningen af et arrangement.

Mangler du at læse 5. lektion, kan du finde den her.

Lenes 7 trin til det fulde pensum

Det er mandagen efter temadagen. Lene har fået flere mails fra sine kollegaer angående temadagen. Der er en del, der skriver, at det var dejligt at få muligheden for at komme tættere på sine kollegaer. Der er også flere, der roser planlægningen. Og så er der en, der skriver, at næste gang kunne det være rart med flere pauser undervejs, og at der ikke havde været nok fiskefrikadeller til frokostbuffeten.

Lene er selv tilfreds. Sådan da. Temadagen gik egentlig efter planen, og hendes drejebog var en stor hjælp for både hende og de kollegaer, der hjalp med det praktiske undervejs. Det var dejligt at have et godt overblik.

Der var dog også nogle ting, der gik mindre godt.

Lene havde på forhånd printet to lister over grupperne, som hun havde hængt op ved udgangen til foredragssalen. Men det havde været alt for lidt. Folk havde stået på nakken af hinanden ved udgangen for at se listerne, og det havde taget meget længere tid at få folk ud i grupperne, end Lene havde planlagt. Næste gang vil hun sørge for, at der er printet flere lister, og at der er nogle flere hjælpere til at guide folk ind i de rigtige mødelokaler.

I det hele taget havde det taget meget længere tid at få folk ind og ud af lokalerne, end Lene havde regnet med. Det havde gjort, at pauserne havde været for korte, så næste gang vil hun huske at sætte mere tid af til pauserne.

Heldigvis har Lene ikke hørt om nogen, der ikke nåede at hente kaffe. Det skyldtes, at kaffen havde været meget nem at komme til, for konferencestedet havde sørget for at opstille lange borde med kaffe og kage. De vidste, hvad de gjorde. Lene er glad for, at det ikke var hende, der skulle have hele overblikket.

Det Lene er mest ærgerlig over ved temadagen er dog al den tid, hun endte med at spilde undervejs i sin planlægning. 

Men heldigvis er det ikke helt spildt. Næste gang ved Lene nemlig, at hun skal:

Kommunikationsplanen, drejebogen og en masse andre gode værktøjer, kan du og Lene altid finde i "Kaffepausen"s online værktøjskasse, som I finder ved at klikke på billedet herunder.

Obs: Du skal være tilmeldt Kaffepausens nyhedsbrev for at bruge værktøjskassen. Du kan tilmelde dig, når du henter et af værktøjerne)

Lene skriver de 7 trin i hendes nye planlægningsbibel ind i et dokument, som hun gemmer under mappen "Temadag". Så har hun det fulde pensum samlet ét sted.

Nu mangler hun kun at udsende "Tak for i dag"-mailen, men den har hun allerede forberedt forlængst i NemTilmeld. Hun skal blot rette lidt til med oplevelser fra dagen og huske at vedhæfte foredragsholderens powerpoint.

Så er den ged heldigvis parkeret, og Lene kan koncentrere sig om sine andre arbejdsopgaver. 

Chefen får endnu en af sine gode ideer

Da klokken er to minutter i fyraften, kalder chefen Lene ind på sit kontor.

"Det gik jo godt i fredags," starter han med at sige, og så begynder han ellers at forklare i detaljer, hvad hans gruppe kom frem til i gruppearbejdet.

Lene skæver til klokken. Kan hun mon nå at hente den store, så de kan nå til svømning, inden det starter?

Heldigvis gør chefen et lille ophold i sin talestrøm, men inden hun når at gribe chancen, siger han:

"Ved du hvad Lene? Jeg har tænkt over det længe, men jeg ville vente med at sige det, til jeg så, hvordan dagen gik. Og det gik jo over alle forventninger, så nu kan jeg godt fortælle dig den gode nyhed." 

Lene smiler. En lønforhøjelse ville da være godt, men kan det være det?

"Jeg har fået en virkelig, virkelig god ide," siger chefen.  Og så siger han, at han synes, de skal lave en ny temadag til januar, men denne gang skal de have søsterfirmaet med også. Så kan de komme op på 850 deltagere.

Lene nikker. Jo, det er en god ide. For nu har hun en plan, og heldigvis har hun også NemTilmeld. 

Inden Lene går hjem, omdøber hun hurtigt mappen til "Temadage". Derefter haster hun afsted, og hun når lige præcis at hente den store i tide til, at de kommer for sent til svømning.

For første gang i lang tid sover Lene tungt igennem hele natten. Så tungt at hun slet ikke hører, da hunden kradser på terrassedøren. Heldigvis opgiver hunden og lægger sig hurtigt til at sove igen.

Nu er skolen ovre og vi ønsker dig held og lykke med planlægningen fremover.

Hvis du gerne vil have flere tips og tricks til, hvordan du planlægger arrangementer, så kig dig omkring her på "Kaffepausen".

Og sidder du med et tips, vi andre kunne nyde godt af, så skriv det endelig i en kommentar herunder. Så hjælper du os andre med at blive bedre:).