Godt at se dig igen. Velkommen til 5. lektion i skolen for nye mødeplanlæggere. Vi er så småt ved at være ved vejs ende i skoleforløbet, og du kan glæde dig til, at du i næste og sidste indlæg i skolen for nye mødeplanlæggere kan danne dig overblikket over hele Lenes proces med at planlægge og afholde et arrangement. Eller sagt med andre ord: Få skolen for nye mødeplanlæggeres fulde pensum på kun 5 minutter.

(Missede du 4. lektion, hvor Lene skal finde hoved og hale i, hvordan hun bedst kommunikerer med sine deltagere, kan du finde den her)

Men inden du kommer til det helt store overblik, skal vi have fulgt op på situationen med Lene og hendes chef.

For som du læste i sidste lektion, er Lene i problemer. Hun har brugt så meget tid på at besvare mails og opdatere regneark, at hun ikke har nået sine andre arbejdsopgaver. Derfor er Lene nu bange for, at chefen er skuffet over hendes arbejdsindsats.

Derfor skal Lene og du i denne lektion have inspiration til, hvordan I kan lette det administrative arbejde, når I tager imod tilmeldinger. Så undgår I at spilde unødvendig tid, der kunne have været brugt bedre på andre ting.

Lene hører om NemTilmeld

Lene har ondt i maven. Heldigvis ringer hendes veninde Christina om aftenen for at sludre.

Christina er sådan en type, der aldrig har ondt i maven. Hun har heller aldrig pletter på tøjet, og alle hendes billeder på Instagram er fyldt med kager, smilende børn eller flotte, nyplantede blomsterkrukker.

Hendes hund kradser aldrig på terrassedøren, for den er altid så udmattet om natten af alle de lange løbeture, Christina altid har tid og overskud til at tage med den i løbet af dagen.

Og Christinas mand sover ikke tungt. Det er altid ham, der tager børnene om natten. Christina og hendes mand er dog lige blevet skilt, men det fungerer altså rigtig fint, siger Christina og kalder det for verdens lykkeligste skilsmisse.

Og selvom Lene helst ikke vil fortælle Christina om, at hun har ondt i maven, og at hun ikke kan overskue alle de arbejdsopgaver, der vælter ned over hende, og at hun ikke ved, hvordan hun skal sige fra overfor chefen, ja så lykkes det ikke at skjule det. Christina kan nemlig allerede høre, at den er gal, da Lene siger ”Det er Lene”.

Mindre end 10 sekunder efter Lene har løftet røret, har hun gråd i stemmen og tårer i øjnene, og alt det, hun ikke ville sige, flyver ud af hende som skidt fra en….støvsuger.

Hun fortæller om de deltageroplysninger, hun havde glemt at bede deltagerne om fra starten. Hun fortæller om den håbløse håndskrevne liste over deltagerne, hun var startet med at skrive.

Og hun fortæller om de mange mails, hun skulle besvare, og de mange detaljer, hun skulle rykke deltagerne for, fordi de ikke havde fået skrevet alle oplysningerne ved tilmelding. Og hun fortæller, hvordan temadagen er kommet til at tage så meget tid, at hun ikke har haft tid til sine øvrige arbejdsopgaver.

”Chefen så så skuffet ud. Jeg bliver helt sikkert fyret”, siger Lene. ”Nej, du gør da ej", siger Christina. ”Du skal da bare have et tilmeldingssystem.”

Så fortæller Christina om NemTilmeld og alt det administrative arbejde, det har sparet hende for som bestyrelsesformand i både den lokale karate- og stramajklub. Her står hun for at lave arrangementer for foreningernes medlemmer og indkalde til bestyrelsesmøder.

”Jeg siger dig, jeg sendte mange mails både frem og tilbage, men det slap jeg for, da jeg fik NemTilmeld. Nu opretter jeg bare et arrangement, indtaster de deltageroplysninger, jeg vil have, og så ordner systemet resten.”

”Men hvad så med at have overblik og få et regneark med alle deltageroplysningerne”, spørger Lene.

”Du henter et regneark med alle deltagernes oplysninger på få sekunder”, siger Christina.

"Men er det ikke meget dyrt", spørger Lene, og Christina svarer, at selvfølgelig koster det da noget, men at det kun er en brøkdel i forhold til, hvad Lene bruger af unødvendig tid, og i forhold til hvad det ville koste, hvis chefen skulle ansætte en mere til at nå det ekstra arbejde.

"Jeg sender dig lige et link til NemTilmeld, hvor du kan oprette et arrangement uden beregning. Så kan du prøve systemet uden det behøver gøre ondt på chefen."

Lene vil gerne sludre videre, men hun bliver kaldt på af den største, der ikke kan sove. "Helt fint", siger Christina, "Men husk det nu. Opret arrangementet uden beregning. Så kan du prøve systemet i ro og mag og samtidig få gode argumenter til at overbevise din chef om, at det er absolut nødvendigt med NemTilmeld".

Det vil Lene gøre. Hun vil starte dagen efter med at prøve systemet af, så hun har gode argumenter i baghånden. Straks bagefter vil hun marchere ind til chefen og sige, at det er helt afgørende, at hun får Nemtilmeld, hvis hun skal kunne nå alle de ekstra opgaver, der følger med hans gode ideer. Hun vil mande sig op til at have styrken til at sige fra. I morgen.

Lene bruger NemTilmeld for første gang

Dagen efter opretter Lene sin nye konto hos NemTilmeld.

Hun opretter sit første arrangement på 5 minutter. Det virker næsten for nemt......

Og det er det også, for da hun er færdig med at oprette selve arrangementet, begynder Lene manuelt at taste deltagerne ind i systemet. Da hun har 225 tilmeldte, bander og svovler hun over, at hun ikke havde tænkt på det med tilmeldingssystemet noget før. Endnu en ting hun gerne ville have vidst på forhånd. Så kunne deltagerne selv have tilmeldt sig, og hun var sluppet for bøvlet og alt det ekstra arbejde.

Da hun har indtastet de første 20 deltagere, er hun lige ved at give op. Så ringer hun til supporten hos NemTilmeld, som heldigvis har en løsning. Hvis hun sender dem et regneark med de forskellige deltageroplysninger, så kan de importere listen ind i systemet.

Hun skal blot sørge for, at de deltageroplysninger, der skal ind i systemet, også er oprettet i systemet. Hun mangler at oprette deltageroplysningen med allergier eller specialkost, og den rare mand hos NemTilmeld guider hende til, hvordan hun opretter den.

Heldigvis har Lene allerede lavet regnearket, og hun kan hurtigt sende den til support@nemtilmeld.dk. Så var det da ikke helt spildt al den tid, hun brugte på at lave regnearket.

15 minutter efter ringer de fra NemTilmeld og siger, at alle deltagerne er importeret ind i systemet. Nu har Lene en fuld deltagerliste med alle deltageroplysninger.

Lene printer som det første en deltagerliste og navneskilte. Hun lægger også en besked med vigtig information i kø, som skal sendes til deltagerne 2 dage før temadagen. Så åbner hun regnearket i systemet og har straks overblikket. Tænk, at det kan være så nemt.

Nu er hun klar til at gå ind til chefen. Sådan da. Meeen...........Lene tænker, at det nok er bedre at gøre det en anden dag. Det haster jo ikke nu, så hun kan lige så godt udskyde det. Så sjovt er det jo heller ikke at marchere ind og forlange noget af chefen.

For ikke at glemme de gode argumenter tager hun i stedet en blok og skriver alle de fordele ned, hun ved, NemTilmeld vil give hende. 

Blokken lægger hun i skuffen. Så kan hun altid tage den frem, hvis lejligheden engang skulle byde sig. Nu har hun jo slukket branden for denne omgang.

Chefen kalder Lene ind på sit kontor

Efter frokost kalder chefen Lene ind på sit kontor. Lene bliver straks nervøs. Hvad nu hvis han faktisk er utilfreds med hendes indsats?

Lene overvejer at tage blokken med. I stedet retter hun ryggen og har næsten følelsen af at marchere.

”Jeg har tænkt på noget”, siger chefen, da han har bedt hende om at sætte sig.

”Du har haft alt for meget at gøre med den temadag. Jeg har undervurderet, hvor meget der er, når du både skal planlægge dagen og tage imod tilmeldinger. Så jeg har overvejet, om vi skal have et system, der kan lette arbejdsbyrden for dig. Har du tilfældigvis hørt om et system, der kan hjælpe dig med tilmeldingsprocessen?"

Lene smiler. Og du kan nok godt gætte, hvad hun svarer :)

Så er alle Lenes problemer løst....sådan da

Da Lene kommer hjem, løber hun en tur med hunden, inden hun henter børnene. Så er den forhåbentlig træt om aftenen.

Kl. 02.00 vågner Lene af en velkendt lyd. Rom blev jo som bekendt ikke bygget på en dag - de er vist stadig i gang :)

Hvad nu med temadagen? Bliver den en succes? Og hvad har Lene lært undervejs?

Læs med i næste og sidste lektion i skole for nye mødeplanlæggere og få afslutningen på historien om Lene og hendes temadag.

Med NemTilmeld sparer du tid og får automatisk overblik ligesom Lene og andre af vores glade brugere: