Kaffepausen - en hyggestund, der giver dig overskud til (endnu) bedre arrangementer

Blogindlæg


Denne ting taler dine (sultne) deltagere om bag din ryg

Har du nogensinde været i tvivl om, hvad du vil få at spise og drikke til et arrangement, du selv deltager i?

Det har jeg (mange gange).

Jeg har sågar siddet til indlæg med rumlende mave og overvejet, om bordpynten kunne spises.

Hvorfor? Fordi jeg troede, der ville være "rigtig" morgenmad og ikke kun en lille croissant til morgenkaffen. 

Når mad og drikke ikke er beskrevet (eller dårligt formuleret) i velkomstmailen, så sker det, at deltagerne begynder at gætte sig til, hvad de "tror", der vil blive serveret.

Netop manglende mad- og drikkeinformationer var årsagen til, at et arrangement for nyligt gik helt galt, og efterlod deltagerne med en dårlig oplevelse. Det var utrolig ærgerligt, da det faglige indhold og afviklingen var i topklasse.

Når du om lidt har oplevet, hvor galt det kan gå, får du mine 6 forslag til, hvor du kan skrive disse oplysninger ind i din velkomstmail.

Det er nemt at gøre, fordi det er informationer, du allerede sidder inde med. De skal bare deles gavmildt ud til deltagerne. 

 

Så galt kan det gå

Jeg stod midt i hele episoden, da jeg selv var deltager. Nu vil jeg gerne  dele oplevelsen med dig, da jeg synes, den tydeligt viser, hvad der kan gå galt, når deltagerne ikke bliver ordentlig informeret.

Kort fortalt skete der det, der bare aldrig må ske til et arrangement:

Al fokus, fra et ellers fremragende fagligt program, pludselig blev overhalet af rygter og sladder i krogene om… mad.

 

Her er hvad der skete:

Jeg var sammen med ca. 150 personer inviteret til et arrangement med foredrag fra kl. 15 til kl. 19.

Vi fik en fin velkomstmail et par dage i forvejen, så alt tegnede godt.

Halvvejs gennem arrangementet overhører jeg en hyggelig samtale mellem to deltagere. Den ene spørger i bedste smalltalk stemning ”der er mad, når vi slutter ikke?”.

Den anden tænker sig lidt om og svarer, ”det tror jeg faktisk ikke”.

Og så skete det! Det som bare ikke må ske(!).

De to vender sig, med et forvirret udtryk i øjnene mod andre deltagere, og spørger, om de VED, om der er aftensmad eller ej.

Steppebranden var i gang.

Øj øj øj. Det gik hurtigt. Inden pausen var slut, talte alle om maden (eller måske manglen på samme). De talte om det i toiletkøen, ved kaffe- og kagebordet, i konferencesalen, ja alle steder, jeg kom frem.

Fik vi eller fik vi ikke aftensmad kl. 19?

Al fokus fra den faglige del af programmet var glemt. En frustreret stemning og en masse negativ ”sladder” havde bredt sig i lokalerne. 

Folk gav tydelig udtryk for deres frustration, og jeg hørte sætninger som ”det ville jeg da gerne have vidst” og "det var da også en dårlig velkomstmail".

 

Derfor skal du kommunikere, hvad folk får at spise og drikke 

Da jeg stod midt i virvaret, forstod jeg ikke rigtig, hvorfor det skete, eller hvordan det kunne gå så galt.

Det ved jeg nu.

Årsagen til steppebranden og al snakken om mad opstod, fordi arrangøren intet havde skrevet om forplejning til arrangementet.

Der var af uforklarlige grunde opstået en kollektiv opfattelse af, at når et arrangement slutter kl. 19, er der (selvfølgelig) mad. 

Folk havde taget det som en selvfølge.

Derfor er madinformationer super vigtige, hvis du vil undgå at komme i samme situation.

Folk vil gerne vide, om de får mad, og hvad det er.

De bruger nemlig informationen til at planlægge deres tid og gøremål både før og efter dit arrangement.

De vil vide, om de skal spise morgenmad hjemmefra? Om de skal tage lidt nødder med i tasken til pauserne? Eller om de skal sige til familien, at de kommer, eller ikke kommer, hjem og spiser?

 

Disse steder skal du altid beskrive mad og drikke

Nu kan du godt slappe af igen, for du kan nemt undgå, at det sker for dig, at deltagerne taler om dit arrangement bag din ryg og i negative vendinger.

Det "eneste", du fremover skal gøre, er at nævne mad og drikke i dit program og i din velkomstmail.

Hold ikke tilbage med de ting, du godt selv ved om forplejning. Del dem gavmildt med dine deltagere.

Så er alle glade og trygge og kan fokusere på alt det, som er det egentlige formål med dit arrangement.

 

6 steder du med fordel kan skrive om mad og drikkevarer

Her er de tidsrum, du kan skrive om mad og drikke, så ingen er i tvivl om, hvad de får:

  • Ved ankomst (i ventetiden inden programmet starter)
  • Når der er foredrag, workshop, teambuilding eller anden aktivitet
  • I pauserne (formiddag og eftermiddag)
  • Frokost
  • Aftensmad
  • Når det officielle program slutter

Hvis du ikke vil have beskrivelserne med i programmet, så kan du skrive det som et separat punkt i velkomstmailen.

Her er et eksempel:

Dagens mad og drikke
Når du ankommer, serverer vi kaffe, te og morgenbrød i hyggelige omgivelser uden for konferencesalen. 

I alle pauser vil der være vand, kaffe, te, frugt, nødder. Er du lækkersulten, er der kage om eftermiddagen.

Til frokost får du smørrebrød, øl og vand. Vi slutter dagen af med at byde på et glas vin.

 

Derfor er ordet "morgenmad" et no-go

Du er forhåbentlig blevet overbevist om, at deltagerne virkelig gerne vil have disse informationer fra dig. 

Hvordan skriver du så de bedste tekster om forplejningen, så ingen misforstår dig? Det kan du læse mere om her: 

Blogindlæg: Derfor er ordet "morgenmad" et no-go

PS
Var der så mad, da vi gik hjem? Nope, og det fandt vi først ud af, da vi gik ud af konferencesalen. Tror, mange virkelig håbede på det, så var det en kedelig sidstehåndsoplevelse? Oh yes. 



 

Har du lyst til mere inspiration?

Kommentarer (3)


Af Birgitte | Guldborgsund Frivilligcenter

Specielle hensyn

Det er ind i mellem ikke helt nok at skrive mad eller ej. Jeg har begået fejl et par gange - den ene gang til et fælles flerkulturelt arrangement hvor vi ikke fik lavet sandwich uden gris - så vi stod med det halve af selskabet som ikke kunne få noget at spise. Vi har også den evige diskussion om vegetarer, diabetikere, borgere, der kun kan drikke med sugerør, øl og sodavand/ vand, basser eller ej og andre mulige fejlkilder. Vi har efterhånden en fast strategi, og vores deltagere er ofte de samme, så de ved efterhånden, hvad de kan forvente, men vi skriver næsten altid "mindre traktement" - så er der ingen der forventer 3 retter mad eller det store kolde bord.

Af Tina Pearson | NemTilmeld

Re: Specielle hensyn

Tusinde tak Birgitte, for at give os et indblik i din hverdag med arrangementer. Dine oplevelser giver et godt billede af de mange behov, der skal tages hensyn til, når vi afholder arrangementer. Der er garanteret endnu flere end dem du og jeg er stødt på ;-) Det er skønt at læse, hvor meget omsorg I viser jeres deltagere, og hvordan I respekterer deres behov, det er jeg sikker på, de sætter stor pris på.

 

Af Frederik

Overskydende mad

Jeg har mere end én gang oplevet at der var indkøbt for meget mad til et event, for at undgå at der skulle mangle noget - fin tanke - men det resulterede i at par af de mere holistisk anlagte deltagerer omkring mig begyndte at diskuterer, om det ikke var noget forfærdeligt madspild. Men kun én gang har jeg oplevet at det blev meldt ud at den overskydende mad blev givet til hjemløse (el.lign) - det irammesatte hele spise-oplevelsen som værende komplet bæredygtig; Spis hvad du kan, det du ikke spiser får de trængende ... Perfekt!


Skriv kommentar

Annuller kommentar
Vi glæder os til at læse din kommentar, som bedes holdt i en god og sober tone.
Kommentarer med henblik på salg eller promovering vil blive slettet.
Læs om vores spilleregler her.
Din email vil ikke blive offentliggjort. Felter markeret med * skal udfyldes.
Ved brug af denne formular accepterer du opbevaring og håndtering af data på denne hjemmeside.
Læs vores cookie- og privatlivspolitik her.
Gem navn, firma/organisation og email i denne browser til næste gang jeg kommenterer, så jeg hurtigt og let kan følge op på andres kommentarer til mit indlæg.
Du kan efterfølgende slette de gemte webstedsdata i din browser, følg denne vejledning: http://minecookies.org/cookiehandtering/.
Modtag email notifikationer ved nye kommentarer til dette indlæg, så jeg hurtigt bliver orienteret om andres kommentarer. Du kan afmelde dig email notifikationen nederst i de modtagne emails.