Prøv GRATIS

Prøv gratis!

Afhold dit næste arrangement med NemTilmelds tilmeldingssystem og mærk hvor let det er for dig og dine deltagere.

Få din gratis brugerkonto ved tilmelding til nyhedsbrevet.

Bonus: Du får også e-guiden: "Sådan får du flere deltagere" og "NemListen" vores tjekliste til afholdelse af arrangementer.

Du må gerne prøve GRATIS

Aarhus 2017 - Europæisk Kulturhovedstad

NemTilmeld var en stor hjælp for Aarhus 2017

Det kan man ikke klare uden et tilmeldingssystem, der hjælper med at holde styr på deltagere. NemTilmeld skulle oprindeligt kun bruges til registrering af deltagere til den store åbningsceremoni. Men man fandt hurtigt ud af, at systemet kunne hjælpe med langt mere.

Det uddyber Dorthe Dee og Sofie Van Norde her. Begge arbejder i sekretariatet for Aarhus 2017 – henholdsvis som kommunikationsmedarbejder og eventkoordinator.

NemTilmeld oversteg vores forventninger

Planen var oprindeligt at bruge NemTilmeld til den store officielle åbningsceremoni, hvor man af sikkerhedsmæssige årsager skulle registrere alle deltagere.

De ansatte så dog hurtigt, at NemTilmeld kunne skabe værdi i langt større udstrækning. Sekretariatet har blandt andet brugt NemTilmeld til store arrangementer – bl.a. debatter og teaterforestillinger.

-Vi kunne få en pulje billetter, som vi skulle administrere – det kunne være op mod 1000 billetter. Vi brugte NemTilmeld til at registrere de personer, som ønskede en billet. Det sparede en masse manuel betjening, og vi kunne nemt give en status tilbage til teateret eller musikhuset om, hvor mange billetter vi havde solgt. Det fungerede sindssygt godt, forklarer Sofie.

Sekretariatet brugte også NemTilmeld til at registrere og holde styr på alle de frivillige, som hjælper til ved de arrangementer, som foregår rundt om i regionen.

Dorthe havde undersøgt muligheden for at bruge en formular på deres egen hjemmeside til tilmelding. Det blev dog for teknisk, kompliceret og tungt.

-Man skulle være IT-ekspert for at sætte vores egen hjemmeside op til tilmelding, og nogle få folk ville hurtigt blive flaskehals. NemTilmeld kan alle bruge. Vi var oppe at køre i løbet af få dage, og det var vigtigt for os, forklarer hun.

Både Dorthe og Sofie mener, at det ville have krævet langt flere resurser til at styre sekretariatets tilmeldinger i ”Europæisk Kulturhovedstad” uden et tilmeldingssystem.

-Vi kunne ikke styre tilmeldingen, hvis ikke vi havde haft NemTilmeld. Det ville være fuldstændig umuligt, hvis vi skulle styre det i et regneark.

Store fordele ved NemTilmeld

En af de bedste ting ved NemTilmeld er muligheden for at styre antallet af pladser, så der ikke sker overbooking. Det har hjulpet de ansatte meget.

-Det er jeg mega glad for. Vi har hele tiden styr på, hvor mange der kommer. Vi kan hurtigt se, om vi er i mål eller om vi gøre noget for at få fyldt de sidste pladser op, uddyber Sofie.

Sofie er også glad for, at NemTilmeld er brugervenligt – både for de ansatte og de personer, som skal tilmelde sig.

-Ensartethed er afgørende i så stort et projekt. Vi lærte hurtigt at bruge systemet internt, og vores gæster lærte, hvordan de tilmeldte sig arrangementerne. Det gør det nemt og godt for os at bruge.

En anden fordel var den sikkerhed, som NemTilmeld kan levere over for de vigtige gæster, som deltog i de store arrangementer.

-Det var vigtigt for os, at systemet kører på en sikker forbindelse og er driftssikkert. Det levede NemTilmeld fuldt op til, forklarer Dorthe.

Kontakten med NemTilmeld var rigtig god

Det er primært Dorthe, der har kontakt med NemTilmeld gennem forløbet. Hun er meget tilfreds med dialogen med NemTilmeld.

-Jeg får svar samme dag, når jeg sender en mail. Det er så fint.

Dorthe og Sofie mener, at alle der i dag bruger mail, telefon og regneark til manuel håndtering af tilmeldinger burde tage et kig på NemTilmeld.

-Når andre spørger, hvordan vi har håndteret vores værtsskab i 2017, vil vi helt sikkert nævne NemTilmeld som en af de positive erfaringer, slutter Sofie

Dorthe Dee Olsen

Kommunikationsmedarbejder

Aarhus 2017 - Europæisk Kulturhovedstad

Velkommen til Aarhus 2017 og vores år som Europæisk Kulturhovedstad. Igennem hele 2017 kommer vi til at arbejde og lege. Vi fejrer de ”folkelige” traditioner, og vi fejrer det nyeste som kulturen kan vise frem for os, når det gælder kunst, teater, dans, musik, litteratur og håndværksmæssig kunnen inden for gastronomi, arkitektur og design. Vi skaber spektakler og spekulationer – fejringer, fordybelse og provokationer.

Sekretariatet for Fonden Aarhus 2017
Hack Kampmanns Plads 2, 2.
8000 Aarhus C
T: +45 2017 0099
E: info@aarhus2017.dk

http://www.aarhus2017.dk/